Commission de retraite des juges provinciaux Plan d’activités

La Directive concernant les organismes et les nominations exigent de la Commission de retraite des juges provinciaux (la « Commission ») qu'elle prépare et présente un plan d'activités tous les ans. La préparation de ce plan d'activités a commencé pendant le dernier trimestre de 2016 et s'est achevée à temps pour la date limite de sa soumission, à savoir le 31 décembre. Par conséquent, il se peut que le lecteur trouve des références à des dates antérieures ou à des événements qui se sont déjà produits ou qui ont été réglés entre-temps. Lors du processus de rédaction, la Commission a pris la date limite de soumission du plan d'activités comme point de référence des analyses composant ce document.

Sommaire

La Commission de retraite des juges provinciaux (la « CRJP » ou « Commission ») est l'organisme fiduciaire responsable de l'administration du régime de retraite des juges provinciaux retraités et de leurs survivants. Pendant l'exercice qui s'est terminé le 31 mars 2016, cette responsabilité l'a amenée à superviser le calcul et le versement régulier de près de 37,8 millions de dollars en prestations annuelles à 268 bénéficiaires du Régime de retraite des juges provinciaux (le « Régime »).

Les prestations sont tirées de la Caisse de retraite des juges provinciaux (la « Caisse »), laquelle constitue un compte du Trésor de la province de l'Ontario (le « Trésor »).  La Caisse se compose des cotisations qui lui ont été versées, des intérêts gagnés et des sommes qui lui ont été payées ou créditées par le ministère des Finances de l'Ontario (le « MFO »), moins les prestations, les allocations de survivant et les montants prévus dans le Régime.  Le MFO est le gardien de la Caisse et aucun paiement ne peut être prélevé de celle-ci sans le consentement de la Commission.

Tous les frais relatifs au Régime sont payés par le Secrétariat du Conseil du Trésor (le « SCT » ou le « promoteur »).  Ces dépenses administratives incluent l'administration générale des cotisations salariales et le soutien à la Commission accordé en vertu d'une entente avec la Commission du Régime de retraite de l'Ontario (la « CRRO »).  Les frais d'administration du Régime sont établis au moyen d'une entente de niveau de service entre la Commission, le SCT et la CRRO.

L'Ontario gère sa situation financière en misant sur un plan d'élimination du déficit conçu pour réduire la croissance des dépenses de programme et contenir les coûts.  Parallèlement, le Régime subit des changements sous forme de modifications de conformité à la Loi de l'impôt sur le revenu (la « LIR ») et la création de nouvelles dispositions du Régime qui permettent d'établir les règles du Régime touchant la répartition des avoirs de retraite par suite de la dissolution d'un mariage.  L'ajout de plusieurs exigences de rapport et de conformité impose en outre au régime de nouveaux aspects de transparence et responsabilisation qui sont plus rigoureux.  Chacune de ces modifications affecte les processus administratifs importants et exerce des pressions sur les frais d'exploitation qui sont ressenties par l'agent et le promoteur.  Ces défis sont accentués par les procédures judiciaires en cours qui ont retardé la mise en œuvre intégrale des changements et entraîné des frais judiciaires supplémentaires, mais nécessaires. Le fait que toutes les dépenses du Régime soient payées par le promoteur rend très difficile l'environnement dans lequel la Commission doit gérer le risque opérationnel, un élément clé dans la planification de ses activités.

Dans le cadre d'un nouveau processus annuel, la ministre Sandals a clarifié ses attentes envers les priorités de la Commission pour l'exercice 2017-2018.  Ces objectifs sont essentiels non seulement pour notre réussite mutuelle, mais également pour le maintien de la promesse relative à la retraite de tous les bénéficiaires du Régime. Les attentes de la ministre peuvent être facilement intégrées à nos priorités stratégiques, car elles ont en commun trois thèmes essentiels: 1) la prestation de services, 2) les relations avec les parties intéressées et 3) la gouvernance du Régime.

Stratégie de haut niveau : Offrir un excellent service à la clientèle au meilleur coût

Attente de la ministre : Offrir des services de prestations de grande qualité, au meilleur coût et en temps opportun qui sont appréciés par les membres et leurs bénéficiaires

Il est implicitement énoncé dans la stratégie de haut niveau et les attentes de la ministre que la Commission sait si le service qu'elle offre est de grande qualité, au meilleur coût et en temps opportun. Les rapports de rendement sont difficiles à produire dans un environnement opérationnel qui n'est pas automatisé. L'amélioration de la capacité de la Commission à évaluer la prestation de services sur le plan de la qualité et de la rapidité doit passer par une certaine forme d'automatisation des prestations. Nous avons amélioré notre capacité à faire un suivi du rendement de l'année précédente et nous prévoyons poursuivre cette tendance en 2017 en produisant des rapports trimestriels qui évaluent mieux le rendement des services. La Commission évaluera les possibilités actuelles d'adopter des solutions technologiques mises en œuvre par notre fournisseur de services, la CRRO, et de décider de la façon de procéder à l'automatisation des prestations durant l'exercice 2017-2018 du Régime.

La mesure et l'interprétation de la valeur qu'un client confère à un service de prestations donné requièrent une expertise spécialisée et une plateforme pratique afin de communiquer et de recueillir l'information. Compte tenu de ses ressources disponibles, la Commission a conclu qu'une stratégie de participation directe des clients et des parties intéressées était l'option la plus rentable. Nous allons encourager la discussion lors des prochaines réunions avec chacune des parties intéressées et élaborer un plan pour cette initiative

Stratégie de haut niveau : Favoriser des relations efficaces avec les parties intéressées

Attente de la ministre : Collaboration avec les parties intéressées du Régime sur l'élaboration et la mise en œuvre des modifications apportées à la conception du plan issues des recommandations de la neuvième Commission de rémunération des juges provinciaux.

Nous considérons que l'efficacité des relations avec les parties intéressées comme une source de rétroaction essentielle sur les services à la clientèle et la Commission s'est engagée à améliorer ces relations en générant des possibilités d'interaction plus fréquentes. Chaque année, le personnel de la CRRO est invité à présenter, au nom de la Commission, une vue d'ensemble du Régime à l'occasion d'un séminaire de préparation à la retraite que l'Association des juges de l'Ontario (« l'AJO ») organise pour les juges.  Les commentaires informels concernant le contenu et la forme de cette présentation ont été positifs au fil du temps, et nous sommes déterminés à continuer de tisser des relations par le biais de ce type d'interaction. Cette année, la présidente assistera à l'événement afin de pouvoir recevoir directement des commentaires des clients. En outre, la Commission continuera de rencontrer régulièrement les parties intéressées afin d'offrir de l'information et des conseils sur les activités du Régime, afin d'établir des liens solides à la fois avec le promoteur et avec le Cabinet du juge en chef (le « CJC ») et l'AJO.

La neuvième Commission de rémunération des juges provinciaux formulera des recommandations relatives à la période de quatre années se terminant le 31 mars 2018. Des modifications à la conception du Régime peuvent faire partie des recommandations, et la Commission doit veiller à ce que les problèmes administratifs soient décelés rapidement afin de ne pas retarder la mise en œuvre. La Commission envisage d'adopter une approche hautement collaborative en vue de repérer et de résoudre pareils problèmes au sein de plusieurs groupes de parties intéressées.

Stratégie de haut niveau : Renforcer la gouvernance du Régime

Attente de la ministre : Renforcement de la gouvernance du Régime(par l'augmentation de la transparence) et maintien des efforts d'amélioration de la responsabilisation relative à la gestion des activités du Régime

Les diverses activités quotidiennes que suppose l'administration des prestations de retraite sont réparties entre plusieurs services dans trois ministères, soit le SCT, le MFO et le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs (MSGSC), et ont fait l'objet d'une entente de service avec la CRRO.  Comparée à la gouvernance et aux cadres administratifs des régimes à prestations déterminées conventionnels, la structure de gouvernance et de gestion du Régime est reconnue comme « atypique ».  Craignant depuis un certain nombre d'années que la structure actuelle de gouvernance et de gestion nuise à une gouvernance efficace du Régime, la Commission a amorcé des discussions avec des membres des paliers supérieurs du gouvernement afin de traiter cette question.  À la suite de ces discussions, on a pu définir la notion de « gestion », mais, comme cette notion inclut la participation de plusieurs parties (notamment le SCT, la CRRO et les Services communs de l'Ontario), elle reste complexe lorsqu'on la compare à d'autres régimes de retraite.

La Commission continue de développer sa capacité d'évaluer et d'améliorer l'efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.  Habituellement, un conseil d'administration reçoit de telles évaluations au moyen de programmes permanents de vérification interne.  Les restrictions financières imposées par le gouvernement provincial ont posé des difficultés à la Commission pour l'embauche d'un vérificateur interne.  La Commission a déjà réussi à obtenir des ressources internes en vérification; elle continuera à demander au gouvernement de lui en fournir en 2017. Le Régime verse des prestations qui sont supérieures à celles permises pour un régime enregistré d'épargne-retraite en vertu de la législation fiscale canadienne.  Bien que le Régime ait toujours été administré dans le cadre établi par la LIR, des modifications s'imposaient pour maintenir l'enregistrement du Régime auprès de l'Agence du revenu du Canada (« l'ARC »).  Le maintien de l'enregistrement du Régime est l'une des principales priorités de la Commission et c'est pourquoi elle a vivement incité le promoteur à apporter les modifications nécessaires. Le promoteur a rédigé les modifications qui ont rendu le Régime conforme aux exigences réglementaires de la LIR et de l'ARC. Le Conseil des ministres a par la suite approuvé ces modifications qui sont entrées en vigueur le 31 octobre 2013.

Les modifications au Régime font actuellement l'objet d'une procédure légale.  La Commission poursuit la surveillance de la conformité à la LIR dans le contexte de la « convention de statu quo » et demande au besoin des conseils juridiques pour assurer le maintien de l'enregistrement du Régime.

En décembre 2014, un groupe de travail composé de personnes représentant le promoteur et l'AJO a été mis sur pied. Le groupe de travail sert de tribune pour la résolution des problèmes mis au jour lors de la requête au tribunal qui a débuté en novembre 2013.  La Commission a accepté d'agir en tant que partie neutre, comme ressource ponctuelle, et elle s'assure que le groupe de travail a pris les précautions adéquates pour que l'ARC ne révoque pas le Régime au moment où ces importantes discussions auront lieu.

À mesure que les discussions du groupe de travail avançaient, la Commission a obtenu l'engagement d'avoir l'occasion de participer à des discussions dans lesquelles son expérience de l'administration du Régime contribuera à établir un modèle plus efficace pour la gouvernance du Régime.

Mandat

Le mandat de la Commission est d'administrer les prestations de retraite les juges provinciaux et les allocations de survivant leur conjoint(e) survivant(e) et leurs enfants admissibles.  La Commission de trois membres est constituée comme un organisme fiduciaire qui agit sans lien de dépendance avec le promoteur.  Elle détermine l'admissibilité aux prestations et les montants à verser en fonction des modalités du Régime comme ils sont prescrits dans le Règlement de l'Ontario 290/13 (le « Règlement »).  Dans l'exercice de ces fonctions, la Commission a l'obligation fiduciaire d'agir dans l'intérêt supérieur des juges et des bénéficiaires du Régime.

Un président est nommé parmi les membres de la Commission; cette personne est responsable devant le président du Conseil du Trésor (le Ministre) pour les enjeux suivants :

• Veiller à ce que la Commission exécute son mandat.
• Remplir les rôles et responsabilités qui lui sont assignés.
• Informer le Ministre comme convenu des activités de la Commission et de la conformité de l'organisme.
• Transmettre en temps opportun les enjeux touchant les responsabilités du Ministre dans le cadre de la Commission.

Toutes les prestations de retraite et les allocations de survivant du Régime sont versées à partir de la Caisse et aucun paiement ne peut être fait sans l'autorisation de la Commission ou de façon non conforme à la procédure établie. La Commission n'est pas responsable de la gestion du placement des actifs de la Caisse.  Les actifs de la Caisse, y compris les cotisations des juges en exercice, sont détenus dans les comptes de l'Ontario. Le ministère des Finances est le gardien de la Caisse.

La Commission exerce ses activités conformément à toutes les politiques administratives établies et précisées dans les directives et lignes directrices de l'organisme ou conformément à toute modification à ces directives et lignes directrices et aux nouvelles directives ou lignes directrices qui s'appliquent.  Ces directives et lignes directrices incluent les plus récentes versions répertoriées dans l'Annexe B, mais celles-ci ne constituent pas une limite.

Bien que la commission agisse comme administrateur du Régime, elle n'a aucun pouvoir ou responsabilité en ce qui a trait :

• à l'administration de la Caisse et au placement de ses actifs;
• à la perception et à la remise des cotisations à la Caisse;
• aux intérêts gagnés par la Caisse;
• aux intérêts payables sur les cotisations des juges en exercice;
• à l'adhésion au Régime;
• aux évaluations actuarielles du Régime et de la Caisse;
• aux dépôts réglementaires auprès des autorités gouvernementales; 
• à l'administration des prestations assurées pour les juges retraités;
• aux stratégies de communication publique et de publication pour les juges en exercice.

Orientations stratégiques

1. Mission de la Commission

   Exceller dans l'administration des prestations de retraite versées en vertu du Régime par l'offre de services rentables et de haute qualité aux bénéficiaires. 

2. Valeurs fondamentales

   La Commission considère ses valeurs fondamentales comme des engagements à assurer :

   • la recherche de l'excellence dans la prestation des services à la clientèle; 
   • la confiance, l'équité et le respect dans le traitement des bénéficiaires du Régime;
   • la bonne gouvernance, la responsabilisation et la transparence des activités menées auprès des parties intéressées et des bénéficiaires du Régime;
   • un esprit d'équipe tant au sein de la Commission qu'à l'extérieur, ainsi qu'un leadership axé sur les résultats;
3. Orientations clés

   Le plan d'activités de la Commission repose sur trois stratégies. L'importance que nous donnons au service à l'excellence du service à la clientèle, à l'efficacité des relations avec les parties intéressées et à la bonne gouvernance afin d'aider le gouvernement à réaliser ses priorités en matière de responsabilisation, de transparence et de gestion financière, et aider le SCT à concrétiser sa priorité de modernisation des services publics de première ligne.

Stratégie 1 : Offrir un excellent service à la clientèle au meilleur coût

Les services offerts par les administrateurs du régime de retraite sont en constante évolution pour répondre aux besoins croissants des participants qui désirent comprendre les enjeux et prendre des décisions éclairées sur la manière de toucher leurs prestations à leur retraite.  La répartition des avoirs pour des questions familiales et la planification successorale représentent deux exemples de situations courantes où un bénéficiaire sera porté à présenter une demande de service au Régime.  Afin que la Commission puisse proposer l'excellence pour ses services, nous tentons de mieux comprendre les besoins de nos clients et ce qu'ils valorisent de manière particulière.

Depuis 1999, la Commission fournit des services d'administration des prestations aux bénéficiaires du Régime au moyen d'une entente de service avec la CRRO. Traditionnellement, les interactions avec la clientèle ont été axées sur le paiement de la retraite ou des allocations de survivant. En conséquence, la Commission évaluait la qualité de la prestation de ses services à la clientèle au moyen de consultations informelles avec les parties intéressées et les mises à jour touchant l'état des services réguliers lors des réunions trimestrielles de la Commission. Ce type de rétroactions demeure utile pour bien évaluer la prestation des services de base, toutefois, nous croyons que notre compétence à proposer l'excellence des services passe par une connaissance plus approfondie de l'expérience des clients et de leurs attentes.  Pour cette raison, nous considérons que la communication des principaux indicateurs de rendement est une exigence hautement souhaitable lors de notre examen des solutions d'automatisation proposées et de la formulation de nos recommandations à l'intention du promoteur. Les tribunaux tiennent de plus en plus les administrateurs et les employeurs responsables des communications avec les employés et les bénéficiaires pour les enjeux touchant les régimes de retraite. Il est possible que les bénéficiaires n'aient pas toujours les renseignements nécessaires pour prendre des décisions éclairées sur la planification de leur retraite ou la réception des prestations auxquelles ils ont droit. À notre point de vue, les juges en exercice sont particulièrement vulnérables puisque le Régime leur transmet très peu de communications – voire aucune – pendant la durée de leur mandat. Or, il est difficile pour la Commission de fournir en temps opportun des renseignements cohérents sur le Régime, en raison de certaines restrictions en matière de communication électronique et d'accès aux coordonnées des cotisants. Nous comptons nous attaquer à cette lacune en continuant d'engager la discussion avec les parties intéressées et le promoteur au sujet d'un élargissement des responsabilités de la Commission qui lui permettrait de communiquer les droits à pension aux juges en exercice pour éventuellement leur fournir un état annuel portant sur la retraite.

La Commission se considère évidemment comme l'organisme responsable du Régime, et comme la mieux placée pour aider les clients à prendre des décisions éclairées sur leurs droits à pension.  Il n'existe actuellement aucun canal de communication réservé à la promotion de ce message auprès des bénéficiaires retraités du Régime.  La Commission prévoit s'engager dans l'approbation d'un ajout de ressources afin de pouvoir mettre en œuvre une stratégie officielle de communication.  Nous entendons utiliser la rétroaction des parties intéressées pour trouver des moyens de communication plus proactifs qui sont à la fois actuels, informatifs et rédigés dans une langue simple.

Stratégie 2: Favoriser des relations efficaces avec les parties intéressées

En tant qu'organisme fiduciaire aux ressources limitées, nous reconnaissons que notre efficacité dépend énormément des personnes et des organisations qui nous entourent et qui ont un intérêt vital à notre réussite. Nous croyons que chacune de nos parties intéressées est motivée par sa part de responsabilité dans la prestation d'un service à la clientèle de grande qualité et rentable. Cette vision est conforme à l'avis exprimé par la ministre dans sa lettre de mandat qui souligne l'importance de la collaboration des parties intéressées dans l'élaboration et dans la mise en œuvre des modifications de conception du Régime.

Nos principales parties intéressées comprennent sept organisations de taille variable, offrant chacune des ressources à l'appui de différents aspects de l'administration du régime de retraite (voir la liste complète des parties intéressées du Régime à l'annexe A). Toutes, sauf une, sont situées à Toronto et peuvent être facilement rejointes si la Commission l'exige.  Pour la majorité des parties intéressées, l'administration du Régime représente une très petite fraction de leurs activités quotidiennes. Nos interactions ne peuvent être efficaces que si elles sont ciblées et pertinentes au rôle de chaque organisation dans le Régime; en outre, la fréquence et le type de contact varieront en fonction de sa finalité (soit informer, consulter ou collaborer).

Nous avons récemment revu et élargi les types de services afin de mieux soutenir les responsabilités de gouvernance de la Commission. Nous avons maintenant accès à un large éventail de ressources dans lequel nous pouvons puiser afin de faciliter nos efforts visant à obtenir directement les réactions des parties intéressées dans le but d'informer et d'établir les priorités des futures améliorations du service à la clientèle.

L'exécution réussie d'une stratégie de relations avec les parties intéressées peut avoir d'importantes retombées. Nous pouvons améliorer l'innovation en matière de service, l'élaboration de politiques et de procédures et la gestion de projet en prenant connaissance des points de vue de nos parties intéressées. La Commission continuera de communiquer de manière proactive avec ses parties intéressées, d'engager un dialogue sur le Régime et ses activités, d'établir des relations positives et de chercher des possibilités de collaboration.

Stratégie 3 : Renforcer la gouvernance du Régime

Nous sommes conscients que la gouvernance et la responsabilisation demeurent prioritaires pour le gouvernement et ses organismes, commissions et conseils. En tant qu'organisme fiduciaire et administrateur d'un régime de retraite, la Commission doit fonctionner selon une norme de prudence encore plus rigoureuse, car elle est également tenue d'agir dans l'intérêt supérieur de ses membres et bénéficiaires. Une gouvernance solide est essentielle pour que la Commission soit en mesure de répondre à ses obligations dans le cadre du Régime. La Commission continuera à mettre l'accent sur la consolidation de sa gouvernance en créant des processus et une structure qui répondent aux principes suivants :

1. L'accès à l'information – Afin de répondre à ses responsabilités et son obligation à soutenir des prises de décisions éclairées, la Commission doit profiter d'un accès à des informations pertinentes et exactes en temps opportun. Dans certains cas, les processus en place – le traitement manuel des informations qui est largement répandu dans le Régime – ne soutiennent pas une récupération rapide des renseignements portant sur les membres et le Régime. Nous avons évalué la faisabilité de l'automatisation des processus de prestations et nous préparons nos recommandations à l'intention du promoteur. La Commission tentera d'obtenir du promoteur une allocation pour s'attaquer aux défis des informations et des données, et financer une solution d'automatisation des prestations qui sera modeste, mais efficace. La Commission consultera les parties intéressées qui sont touchées, notamment les Services communs de l'Ontario (« SCO »), pour s'assurer que la transition se fasse en douceur. 
2. Une plus grande transparence – La divulgation et la transparence sont souvent citées au nombre des pratiques exemplaires dans un cadre de gouvernance. En fait, la transparence apporte un niveau de surveillance indépendant, axé sur les activités de la Commission, ce qui, en retour, augmente la crédibilité de la Commission auprès des parties intéressées. La Commission continuera de tirer parti des possibilités d'améliorer les communications et les relations avec les parties intéressées et les bénéficiaires, y compris les juges en exercice.
3. L'amélioration de la responsabilisation – Les états financiers de la Caisse sont vérifiés chaque année par le Bureau du vérificateur général de l'Ontario. Même si elle fournit des renseignements importants sur la gestion des activités du Régime, cette vérification est d'une portée limitée parce que les conclusions sont faites en fonction des états financiers et ne concernent aucun processus opérationnel particulier. Compte tenu de ces limites, la Commission s'engage à obtenir une évaluation indépendante de son exposition aux risques au moyen de vérifications internes régulières. La Commission tentera également d'améliorer la responsabilisation par la documentation constante et cohérente de ses procédures, une surveillance régulière et une évaluation du rendement et de la formation selon les besoins. 
4. Rendement pour les obligations fiduciaires– Les représentants nommés par le promoteur et l'AJO tentent de régler les litiges relatifs à l'administration du Régime. Bien que la Commission ne soit pas impliquée dans le différend, nous avons été informés que le « Groupe de travail » s'est engagé, parmi de nombreux sujets, dans une discussion sur la future conception du Régime. Compte tenu de l'importance que nous donnons à l'amélioration de la gouvernance du Régime et de la perspective unique que nous possédons en tant que fiduciaire, nous croyons que la Commission pourrait jouer un rôle important dans tous les dialogues portant sur une restructuration de la conception du Régime, surtout si elle est susceptible d'influer sur la gouvernance. Les membres et les bénéficiaires du Régime comptent sur la Commission pour qu'elle agisse dans leur intérêt supérieur; nous croyons donc que nous avons l'obligation de participer à la discussion en apportant notre expérience et nos connaissances de l'administration du Régime pour nous assurer que tout changement touchant le futur modèle de gouvernance soit viable et efficace.
5. Surveillance de la conformité – Les régimes de retraite offrent à leurs adhérents un moyen efficace, sur le plan fiscal, d'épargner et de percevoir ultérieurement leurs économies de retraite. Par conséquent, ces outils sont lourdement réglementés en vertu de la LIR et doivent être conformes aux règles fiscales pour maintenir leur enregistrement. Les exigences touchant la production des déclarations de revenus et celles en matière de conformité du Régime relèvent pour l'essentiel du promoteur du Régime. Par contre, la Commission, qui reconnaît l'importance de préserver le droit des bénéficiaires du Régime à une aide fiscale constante, contribue activement à la recherche et à la résolution des problèmes sur le plan réglementaire. Par ailleurs, la Commission doit également garantir au promoteur que son fonctionnement est conforme aux lignes directrices de l'organisme portant sur la responsabilisation et l'administration des droits, selon les modalités du Régime. La Commission continuera de surveiller la conformité à ces exigences lors de ses réunions trimestrielles et des discussions menées avec le promoteur.

Aperçu des activités de programme actuelles et futures

Durant la période de trois ans se terminant le 31 mars 2020, l'un des projets — (a) Mettre en œuvre une solution d'automatisation réalisable — est un engagement pluriannuel qui exigera un engagement financier du promoteur. L'analyse de rentabilisation de la Commission devra être terminée lorsque les exigences du projet de la CRRO seront remplies, soit probablement au début de 2018. Les projets b) et c) ci-dessous sont en cours et font partie des efforts continus d'amélioration. La dernière activité, soit d), est en suspens en raison du différend. Nous exercerons une surveillance pour la mener à terme lorsque les questions juridiques seront réglées et que l'orientation stratégique du SCT sera précisée.

1. Mise en œuvre d'une solution d'automatisation réalisable - (État : en cours Achèvement prévu : T1 de 2018)

   La Division de la vérification interne du MFO a terminé sa vérification interne du processus de versement des prestations de la CRRO en avril 2014. En 2015, la Commission a confirmé avoir terminé la rédaction des documents sur les rôles et des responsabilités au sein des processus de prestations, ainsi que les mises à jour des politiques et procédures. La dernière amélioration à mettre en place concerne l'automatisation du calcul des prestations pour réduire les risques et améliorer l'efficience. Selon un rapport portant sur l'analyse des coûts-avantages achevé à la fin de 2015, un certain nombre des solutions d'automatisation proposées sont réalisables et avantageuses. Au départ, une proposition visant à tirer parti des processus et des technologies de la CRRO utilisés pour administrer le Régime de retraite des fonctionnaires semblait trop onéreuse. Depuis, la CRRO a informé qu'elle jetterait les bases de la modernisation de ses systèmes à compter de 2017. L'intégration du Régime à un environnement de traitement moderne et automatisé générerait des avantages tant pour la gouvernance que pour l'administration des prestations. Compte tenu du fait que la CRRO a déjà amorcé le projet de modernisation, nous prévoyons que les coûts seront plus modestes que notre estimation précédente. La CRRO mentionne qu'en 2017, elle mettra l'accent sur le renforcement des composantes fondamentales du projet. Cependant, la mise en œuvre représente un important projet pluriannuel qui sera amorcé un an plus tard, soit en 2018. Nous recueillons des données plus fiables sur les coûts, que nous devrions avoir en notre possession au début de 2018. Une fois cette information obtenue, une analyse de rentabilisation sera réalisée et soumise à l'examen du promoteur.

2. Amélioration du service et réduction des coûts - (État : en cours Achèvement prévu : projet permanent)

   La prestation de services qui sont à la fois excellents et efficients représente une stratégie centrale pour la Commission.  Par le passé, notre principale mesure de rendement était fondée sur la qualité des services et le temps de réponse.  L'implantation d'indicateurs clés de rendement plus solides permettra à la Commission de mieux comprendre quelles sont les améliorations à apporter aux services.  Avant d'adopter de nouveaux indicateurs clés de rendement, la Commission doit toutefois mieux comprendre les attentes de ses clients et leurs besoins d'interaction avec le Régime.  Pour l'instant, la Commission a décidé de poursuivre directement avec les parties intéressées du Régime l'examen de la question de la satisfaction des clients. Entre-temps, la Commission examinera une proposition d'automatisation dont elle pourrait tirer parti pour faciliter le rendement des rapports.  La Commission collaborera avec la CRRO à la définition de ses exigences et partagera les résultats et les recommandations avec le promoteur du Régime.

   Le Régime et la Caisse sont gérés par un certain nombre de directions et de secteurs du gouvernement, dont certains échappent à l'autorité ou à l'examen de la Commission.  Afin d'améliorer le service et de réduire les coûts, la Commission continuera de chercher des occasions de collaborer à l'amélioration de processus qui fournissent des services rentables de grande qualité.

3. Cadre de gouvernance - (État : en cours Achèvement prévu : projet permanent)

   Les principes généraux de gouvernance du régime de retraite recommandent que l'administrateur du Régime procède à une évaluation régulière de sa gouvernance.  La Commission entend choisir et réaliser une auto-évaluation appropriée de sa gouvernance d'ici la fin de l'exercice 2016-2017.

   La gestion des dossiers représente une partie importante de l'administration du Régime.  Un examen de la conformité de la Commission aux normes provinciales doit être mené de manière périodique.  La Commission se fonde sur les pratiques de la CRRO pour répondre à ses responsabilités. Elle demandera en outre à la CRRO de confirmer sa conformité et de valider que ses obligations dans le cadre du PE soient remplies.

   Les politiques et procédures fournissent des orientations claires au fournisseur de service et garantissent une administration cohérente des droits à pension.  Une mise à jour importante des procédures a été réalisée en 2015.  La Commission continuera de documenter et d'approuver ses politiques et de veiller à la mise en œuvre continue des procédures de soutien.

   Les exigences en matière de gouvernance et de conformité de la Commission ont augmenté, car la province continue de clarifier les rôles et les responsabilités de ses organismes.  Plus récemment, la Commission a pris des mesures afin de se conformer à la Directive sur les données ouvertes. Les ressources du projet ont été attribuées et l'achèvement est prévu pour le troisième trimestre de 2017.

4. Intégration au Régime de dispositions assurant la conformité à la LIR - (État : reporté Achèvement prévu : en suspens)

   Les cotisations et droits à pension dépassant les montants maximums prescrits en vertu de la LIR ne peuvent être versés à la caisse d'un régime de retraite enregistré ni être payés à même celle-ci.  Les régimes qui offrent des prestations supérieures aux limites établies par la LIR créent habituellement un compte ou une caisse supplémentaire qui permet de détenir les actifs et de verser les prestations ne pouvant pas être administrées dans le cadre du régime enregistré.  Les modifications visant la conformité ont été déposées et sont en vigueur depuis le 31 octobre 2013.  Une procédure judiciaire a été entamée en décembre 2013 pour annuler les dispositions visant la conformité à la LIR et revenir aux dispositions antérieures du Régime.  Les parties ont conclu une convention qui reporte la mise en œuvre et interdit la modification des modalités administratives antérieures.  Un groupe de travail composé de représentants du promoteur et de l'AJO a été mis sur pied à l'automne 2014.  La Commission collaborera avec le groupe de travail, le SCT et la CRRO pour assurer une conformité réglementaire totale lorsque la question sera tranchée.

Ressources nécessaires à l'atteinte des buts et objectifs

La Commission prévoit atteindre les objectifs de son mandat et de ses orientations stratégiques grâce à l'application et à la mise en oeuvre de son entente de niveau de service (ENS) avec la CRRO.  Si l'ENS ne suffit pas pour atteindre ces objectifs ou orientations, ou si des dépenses imprévues surviennent, la Commission s'adressera directement au SCT pour obtenir une aide particulière et des ressources supplémentaires.

En vertu de l'actuelle entente, et en conformité avec les pratiques précédemment utilisées, les frais de service de la CRRO ont été rajustés de manière rétroactive et mis en œuvre à partir du 1^er janvier 2015.  La CRRO offre des services en recouvrement des coûts, et les rajustements des coûts acceptés par le promoteur reflètent cette approche. La Commission a maintenant une entente de service complète qui comble les lacunes précédentes des services de secrétariat requis par la Commission, qui augmente la conformité aux exigences de l'organisme en matière de rapports et qui ajoute des services nécessaires à l'administration des nouvelles fonctionnalités du Régime, comme les dispositions en droit de la famille créées en 2016.

La Commission procède à l'évaluation d'une proposition d'automatisation des prestations qui lui permettrait de saisir une occasion décelée dans une vérification antérieure. En tirant parti des modifications prévues aux systèmes de la CRRO à compter de 2017, la Commission estime pouvoir accroître l'efficacité et réduire les risques à peu de frais. En collaboration avec la CRRO et le promoteur, la Commission travaillera au développement du projet de solution informatisée et à la préparation d'une analyse de rentabilité pour soutenir l'investissement en capital.

Pour la première fois de son histoire, la Commission a convoqué une réunion spéciale en 2015 afin de débattre des questions stratégiques qui ne peuvent pas être abordées au cours de ses réunions trimestrielles ordinaires.  La séance a permis aux membres réunis d'évaluer ensemble les objectifs, la stratégie et les risques de la Commission. Elle a été très productive et, depuis 2016, elle fait partie de notre processus régulier de planification des activités.

Les projets susmentionnés seront à l'origine de dépenses supplémentaires et exigeront l'accès aux ressources en personnel de la CRRO et du SCT.  Des estimations des coûts des projets et des ressources nécessaires seront établies en consultation avec le SCT et la CRRO.

Ni la Commission ni le Régime ne génèrent de recettes. Le tableau 10.1 à la section X, « Budget et dotation en personnel », contient des détails sur les dépenses prévues du Régime.

À l'occasion, la Commission a besoin de fournisseurs de services externes (p. ex., services d'actuariat, services juridiques et services de vérification) pour s'acquitter de ses responsabilités pour l'administration du Régime. En vertu des modalités de l'ENS, elle doit demander l'approbation du SCT pour engager des dépenses supplémentaires. Une fois l'approbation obtenue, les dépenses sont facturées au SCT, au prix coûtant.

Analyse de l'environnement

L'analyse de l'environnement ci-dessous décrit l'environnement fonctionnel de la Commission.  On y précise et examine brièvement les facteurs retenus pour éclairer l'évaluation des risques donnée aux tableaux de la section VII « Identification des risques et stratégies d'atténuation ».

Options et coûts en matière d'informatisation

Le fournisseur de services de la Commission, la CRRO, dispose de mécanismes pour gérer un ensemble convenu de services en vertu du Régime.  Au fil des ans, le Régime étant de petite taille, peu d'investissements ont été faits dans les solutions informatisées, de sorte que les procédés reposent en grande partie sur des modèles manuels pour les services d'administration des prestations. En nous attaquant à ce manque d'automatisation, nous devrions atténuer les risques et améliorer la qualité, la rentabilité et la gouvernance.  Sur la recommandation d'une vérification interne de 2014, la Commission a déjà procédé à une analyse coûts-avantages et étudie la possibilité de tirer parti d'une initiative de modernisation des systèmes actuellement en cours à la CRRO. Tout coût supplémentaire entraîné par la participation exige le consentement et l'approbation du promoteur.

Contraintes financières du promoteur du Régime

Les dépenses du Régime sont acquittées directement par le SCT.  L'administration de base des prestations et les services de secrétariat représentent la majeure partie des dépenses administratives du Régime.  Les services sont impartis à la CRRO et fournis en recouvrement des coûts.  Des modifications ont récemment été apportées à la grille tarifaire et à l'échéancier des services afin de tenir compte de l'augmentation du volume des transactions et de l'élargissement de la portée des services.  La Commission et le promoteur sont parvenus au niveau de service requis pour concilier les obligations de la Commission et l'équilibre budgétaire, un objectif qui compte parmi les grandes priorités du gouvernement.

Participation des parties intéressées

Les adhérents au Régime sont des personnes considérées comme étant averties sur les plans juridique et financier.  Par le passé, les questions de retraite liées à la Commission étaient habituellement soulevées par des particuliers et réglées dans ce contexte.  Ces dernières années, l'AJO a montré un intérêt accru pour le Régime et son cadre de gouvernance.  En tant que partie intéressée, l'AJO représente les juges en exercice et à la retraite qui adhèrent également au Régime.  La Commission parvient de plus en plus à faire participer la partie intéressée, et la communication s'est améliorée. La Commission apprécie le rôle de l'AJO en tant que partie intéressée clé et poursuit les pourparlers en cours pour établir et maintenir de bonnes relations, améliorer la transparence et évaluer notre prestation de service.

Différend en cours

Le Règlement de l'Ontario 290/13 a modifié le Régime pour en harmoniser les dispositions avec la LIR.  Les modifications n'influent pas sur le montant des prestations payables à un retraité ou à un survivant, mais elles ont une incidence sur certains mécanismes de la liste de paie qui relèvent de la compétence des SCO et de la CRRO, puisque les fonds seront répartis entre deux comptes, l'un qui offre des avantages ne dépassant pas les maximums pour les régimes enregistrés de retraite et l'autre qui offre des avantages dépassant ces limites.

En décembre 2013, une requête a été déposée auprès de la Cour supérieure de justice de l'Ontario pour que celle-ci rende une ordonnance déclarant inconstitutionnelles et illégales les dispositions récemment modifiées du Régime. La requête a depuis été reportée et la convention initiale de statu quo qui avait été établie pour maintenir l'administration du Régime en conformité avec les anciennes dispositions a été prolongée jusqu'au 30 juin 2017.  La Commission continue de surveiller ses frais judiciaires et l'augmentation de la complexité administrative qui sont associés au retard et au maintien de la conformité à la convention de statu quo.

La Commission de rémunération des juges provinciaux

La rémunération des juges est établie au moyen d'un processus de la Commission précisé dans la convention-cadre.  Le 30 octobre 2013, la huitième Commission d'examen de la rémunération des juges a terminé son rapport.  Toutes les recommandations ont été mises en œuvre, y compris la modification du Régime prévoyant le partage des biens en cas de rupture conjugale, qui est entrée en vigueur le 16 mars 2016. La neuvième Commission d'examen de la rémunération des juges formulera des recommandations relatives à la période du 1^er avril 2014 au 31 mars 2018.  La procédure en vue des audiences de cette neuvième Commission n'a pas encore commencé.

Les exigences en matière de responsabilisation

Afin de renforcer la responsabilisation et de clarifier les rôles et les responsabilités dans le secteur parapublic, le gouvernement a communiqué plus fréquemment des orientations à ses organismes, conseils et commissions (les « OCC »).  Plusieurs organismes, notamment la Commission, ont trouvé ces directives utiles, plus particulièrement pour la définition de leurs obligations et des attentes du gouvernement.  En raison de sa structure et de son mandat, la Commission reconnaît qu'elle dépend des mécanismes et des ressources du SCT et de la CRRO pour les questions de conformité.  Malgré cette dépendance, la Commission affirme régulièrement et fermement son autonomie dans toutes ses actions et décisions qui touchent les intérêts des bénéficiaires du Régime.

La nature délicate des données concernant les juges

Les renseignements personnels des juges en exercice ou à la retraite sont extrêmement délicats; toute divulgation accidentelle pourrait avoir de graves effets sur la protection de la vie privée et sur la sécurité personnelle des juges.  La Commission reconnaît le contexte particulier qui s'applique aux juges et exige que la CRRO garantisse adéquatement la protection des renseignements personnels avant tout envoi par la poste ou toute transmission électronique.  De plus, la Commission se fonde sur des politiques bien établies de la CRRO en matière de protection des renseignements personnels et de reprise après sinistre, qui réduisent les risques liés à un incident majeur.

Identification des risques et stratégies d'atténuation

Ressources humaines

La Commission n'a aucun employé.  L'incidence sur les ressources humaines est nulle et il n'est pas nécessaire de mettre en place une stratégie de rémunération ou de mener une analyse comparative avec d'autres organismes du secteur public.  Consultez les paragraphes b) et c) de la section XV (voir page 24 de ce document) pour obtenir des détails supplémentaires.

Mesures de rendement

La Commission a établi des mesures de rendement, comme le traitement des affaires dans un délai de 60 jours et l'exigence d'une double vérification; la CRRO exécute ces mesures au nom de la Commission par l'intermédiaire de l'ENS.  La conformité à ces mesures est vérifiée lors de réunions régulières de la Commission pour garantir l'offre rapide de services de qualité reposant sur des données exactes.  La Commission envisage également certaines options pour améliorer la production de rapports de rendement en adoptant des mesures plus sophistiquées.

L'état de l'automatisation du traitement des données dans les processus opérationnels du Régime pose problème dans le cadre de l'amélioration des rapports de rendement.  Les informations de rendement doivent être collectées et traitées manuellement; le manque d'automatisation des processus du Régime rend son administration moins rentable.  La Commission inclura l'amélioration des rapports de rendement dans les exigences opérationnelles de son initiative d'automatisation des processus.

Budget et dotation en personnel

L'administration quotidienne du Régime et les fonctions de secrétariat de la Commission sont confiées à la CRRO.  En ce moment, ces services sont fournis en recouvrement des coûts et sont payés par le SCT. Les frais sont évalués en fonction d'un cycle triennal. La prochaine grille tarifaire entrera en vigueur en 2018.  Les activités de la CRRO relatives à l'administration du Régime se sont intensifiées au cours du dernier cycle triennal, tant par leur volume que par leur portée. La CRRO a proposé un rajustement des frais qui a été accepté par le promoteur et qui a été mis en œuvre à compter du 1^er janvier 2015. Le tableau illustre l'application rétroactive de frais plus élevés entraînant une hausse du coût des services en 2016.  Les services fournis en dehors de l'ENS sont rétrofacturés au SCT au prix coûtant.  La Commission ne génère pas de recettes.

Tableau 10.1 – Budget et dotation en personnel (TVH en sus)

Type de dépenses	Au 31 mars 2017	Au 31 mars 2018	Au 31 mars 2019	Au 31 mars 2020
Indemnités journalières pour les réunions ordinaires et extraordinaires de la Commission1	7 000,00 $	7 000,00 $	7 000,00 $	7 000,00 $
Entente de niveau de service – coût des services2	255 930,00 $	178 190,00 $	178 190,00 $	178 190,00 $
Téléphone3	2 025,00 $	900,00 $	900,00 $	900,00 $
Papeterie	150,00 $	150,00 $	150,00 $	150,00 $
Projections actuarielles4	7 500,00 $	7 500,00 $	7 500,00 $	7 500,00 $
Évaluation actuarielle5	0,00 $	45 0000 $	0,00 $	0,00 $
Recherche de clients	0,00 $	500,00 $	500,00 $	500,00 $
Mise en œuvre de la Commission de rémunération	0,006 $	0,00 $	5 000,00 $6	0,00 $
Assurance pour erreurs et omissions	13 100,00 $	13 100,00 $	13 100,00 $	13 100,00 $
Poste et messageries	400,00 $	400,00 $	400,00 $	400,00 $
Services juridiques et de consultation7	9 500,00 $	5 000,00 $	105 000,00 $	5 000,00 $
Total	295 605 $	257 740 $	317 740 $	212 740 $

Notes relatives au tableau 10.1

1. La Commission se réunit quatre fois par année pour la conduite des affaires courantes.  Des réunions de planification spéciales ont lieu au besoin pour préparer et examiner des mémoires commandés par le gouvernement et d'autres affaires administratives qui peuvent être soumises à l'attention de la Commission (arbitrage, préparation du plan d'activités, etc.).  Le coût de chaque réunion est fondé sur un taux d'indemnités quotidiennes pour la réunion elle-même et une journée de préparation.  Les prévisions de la période de 2018 à 2020 supposent un effectif complet de la Commission et la tenue d'au moins trois séances de travail ou réunions de planification spéciales par année, outre les quatre réunions trimestrielles.
2. Le promoteur du Régime a convenu d'un calendrier révisé de services et de frais avec la CRRO. Les services requis supplémentaires reflètent l'importance que donne le gouvernement à l'amélioration de la responsabilisation, de la transparence et de la gestion financière pour tous les organismes. Les chiffres pour 2017 incluent un paiement de rattrapage unique représentant l'écart de frais par rapport au 1^er janvier 2015.
3. Une ligne téléphonique indépendante a été installée en 2016 pour le Régime.  Les chiffres de l'exercice 2016 tiennent compte de ce coût d'installation ponctuel de 1 025,00 $.
4. Des projections actuarielles sont établies tous les ans pour appuyer la préparation des comptes provinciaux.  Les chiffres sont estimés en fonction de l'expérience des années précédentes.
5. La Loi de l'impôt sur le revenu (Canada) exige la préparation d'un rapport d'évaluation actuarielle du Régime au plus tard quatre ans après la date de la dernière évaluation.  La dernière évaluation actuarielle complète a été réalisée le 31 mars 2011.  Le différend en cours a retardé l'évaluation exhaustive du Régime. Toutefois, à titre de mesure provisoire, l'état de la capitalisation du Régime a été évalué par l'actuaire du Régime au 31 mars 2015.  Le mandat du groupe de travail a été prolongé jusqu'en juin 2017; par conséquent, nous avons imputé à l'exercice 2017-2018 du Régime les frais de préparation d'une évaluation actuarielle.
6. Les dépenses liées aux recommandations de la Commission de rémunération qui touchent l'administration des prestations sont facturées au prix coûtant; elles ne sont pas comprises dans les services généraux d'administration des prestations visés dans l'entente de niveau de service avec la CRRO et le SCT. Aucuns frais de projet n'ont été facturés en 2017, puisque l'entente de service modifiée tient compte de services supplémentaires associés à la huitième Commission de rémunération des juges provinciaux (comme l'élaboration de politiques et procédures en droit de la famille).  Il reste à réaliser une prévision pour la neuvième Commission de rémunération des juges provinciaux, couvrant la période du 1^er avril 2014 au 31 mars 2018.
7. La Commission a recouru aux services d'un conseiller juridique externe pour la représenter dans la procédure de contestation amorcée en décembre 2013.  Dans une telle situation, la Commission doit suivre les lignes directrices du SCT et du ministère du Procureur général pour l'obtention de services juridiques.  Les frais comprennent des estimations pour consultation actuarielle en appui aux calculs de droit de la famille et des services d'évaluation médicale liés aux demandes de prestations d'invalidité en vertu du Régime. Une dépense imprévue de 100 000 $, concernant la solution d'automatisation proposée pour l'exercice 2018-2019, exigera l'approbation du SCT.

Stratégie relative aux technologies de l'information et plan de prestation de services électroniques

La participation au Régime est très faible comparativement à d'autres régimes du secteur parapublic.  La Commission ne possède pas de site Web et l'utilisation des technologies de l'information se limite à la tenue de dossiers et à la transmission de données pour le traitement de la liste de paie.

En mai 2014, la Commission a reçu un rapport de vérification interne dans lequel on recommandait de déterminer si l'automatisation des processus manuels actuels était susceptible d'augmenter l'efficience et d'atténuer certains risques liés aux données.  En vertu de l'ENS entre la CRRO, le SCT et la Commission, le SCT doit donner son consentement et son approbation par écrit pour toute modification au système qui entraînerait des coûts supplémentaires pour le SCT.

En 2015, la CRRO a retenu les services d'une firme d'experts-conseils en gestion et en technologies afin qu'elle effectue une analyse coûts-avantages portant sur le processus d'automatisation du Régime.  Le rapport a été achevé en novembre 2015 et proposait une gamme de solutions pouvant améliorer l'efficience et atténuer les risques.  L'une des solutions proposées consistait à tirer parti des processus et des technologies de la CRRO pour administrer le Régime.  La Commission a su de façon fortuite que la CRRO planifiait de lancer en 2017 un projet pluriannuel visant à moderniser ses systèmes informatiques de prestation. Une participation à un projet d'une telle envergure nous permettrait d'acquérir à moindre coût des outils d'administration à la fine pointe de la technologie. Nous avons demandé à la CRRO un supplément d'information afin de pouvoir évaluer le coût et l'étendue de notre participation.

Une fois la solution choisie, nous préparerons une analyse de rentabilité. Une fois l'analyse de rentabilité approuvée et selon la solution choisie, la Commission devra veiller à ce qu'un processus d'approvisionnement concurrentiel soit lancé pour sélectionner un fournisseur qualifié.

Initiatives faisant intervenir des tiers

À l'heure actuelle, la CRRO est la seule tierce partie avec laquelle la Commission a conclu une ENS. La Commission entend superviser l'entente qu'elle a conclue avec la CRRO, surveiller les services offerts par celle-ci et maintenir des relations de travail harmonieuses avec les autres parties intéressées dans l'administration du Régime et de la Caisse. Nous avons confiance en la capacité de la CRRO d'agir comme notre agent, et nous étudions la possibilité d'accroître l'automatisation en tirant parti de l'infrastructure de son système d'administration des prestations (consultez la section IV pour accéder à une discussion plus détaillée).

À l'occasion, la Commission a besoin de conseils portant sur les nouveaux enjeux juridiques qui touchent ses obligations et l'administration du Régime.  Le cabinet Borden, Ladner, Gervais (« BLG ») a été choisi, en février 2014, pour offrir à la Commission des conseils juridiques en ce qui a trait au différend que pose la reformulation du Régime par le gouvernement afin d'en assurer la conformité à la LIR. Cet engagement est conforme aux lignes directrices du ministère du Procureur général pour le recours aux services de conseillers externes. Le SCT est responsable du règlement des honoraires et devrait continuer de l'être en 2017.

De plus, les actuaires du Régime, AON Hewitt, offrent des services-conseils en actuariat en vertu d'un contrat au SCT.  Ces services comprennent la réalisation d'évaluations d'un financement permanent du Régime et l'exécution de calculs des prestations plus complexes, comme le calcul de la valeur de rachat des droits individuels aux fins du droit de la famille.  Récemment, le promoteur a demandé à l'actuaire d'évaluer l'état du financement du Régime au 31 mars 2015.

Les calculs actuariels relatifs au fractionnement de la Caisse à des fins de conformité à la LIR ont été effectués le 31 mars 2012.  Toutefois, conformément à la « convention de statu quo », aucune mesure n'a été prise pour créer un compte supplémentaire.  Une fois le différend réglé, la Commission et le promoteur détermineront la nature et la portée de tous les travaux actuariels supplémentaires.

Plan de mise en œuvre

Pour la période des trois exercices visés par le présent plan d'activités, la Commission supervisera les processus, les possibilités et les outils suivants pour surveiller, évaluer et examiner les éléments particuliers ou les points énumérés ci-dessous.

Offrir un service à la clientèle de grande qualité au meilleur coût

• Offrir une solution d'automatisation des prestations
• Obtenir l'accord des parties intéressées nommées à l'annexe A pour la portée du projet proposé.
• Demander l'approbation du promoteur pour l'analyse de rentabilité d'une solution d'automatisation des prestations.
• Acquérir un fournisseur conformément aux directives du gouvernement en matière d'approvisionnement.
• Exécuter le plan du projet et en superviser la prestation.
• Accroître la sensibilisation et faciliter la rétroaction des clients sur la prestation de services
• Mettre la prestation de services à l'ordre du jour de toutes les réunions des parties intéressées.
• Inclure la prestation de services comme point permanent à l'ordre du jour des réunions trimestrielles de la Commission.
• Travailler avec le promoteur et les parties intéressées pour déterminer et résoudre les exigences des données nécessaires au soutien des initiatives de communication portant sur le régime de retraite.
• Créer un plan de communication avec les bénéficiaires lors de l'instauration d'une nouvelle politique ou procédure.
• Amener les parties intéressées à dialoguer sur l'élargissement du mandat de la Commission afin d'y inclure la responsabilité des communications portant sur les droits à pension avec les juges en exercice.

Favoriser des relations efficaces avec les parties intéressées

• Augmenter la fréquence des rencontres en personne entre les parties intéressées et la Commission sur des questions concernant le Régime.
• Évaluer la nécessité d'informer, de consulter et de collaborer avec chacune des parties intéressées dans le cadre de chaque initiative de communication et de chaque prise de décision.
• Créer une stratégie de participation des parties intéressées.

Renforcer la gouvernance du Régime

Augmentation de la transparence

• Collaborer avec le Cabinet du juge en chef pour maintenir les renseignements relatifs au Régime sur son site intranet, lequel est accessible aux juges en exercice et à ceux mandatés sur une base quotidienne.
• Révision de la Commission et approbation de toutes les communications du Régime au nom de la Commission, y compris les éléments liés à aux modifications du droit de la famille et les futures Commissions de rémunération.
• Fournir des occasions de consultation sur les initiatives et communications de la Commission pour les parties intéressées, notamment le Cabinet du juge en chef et l'Association des juges de l'Ontario.

Amélioration de la responsabilisation

• Finaliser les exigences de format de la Commission pour la communication des données provenant des indicateurs de rendement et transmettre le rapport trimestriel.
• Examen et évaluation annuels des fournisseurs de services de la Commission par rapport aux principaux indicateurs de rendement établis.
• Poursuivre la documentation et l'approbation des politiques et procédures du Régime.
• Auto-évaluation annuelle de la Commission sur la gouvernance.
• Vérifications internes régulières. Prochaine vérification prévue en 2017.
• Participer à l'apprentissage ou au perfectionnement des personnes nommées dans un organisme selon les besoins.

Rendement pour les obligations fiduciaires

• Façonner l'avenir de la gouvernance du Régime en participant à des discussions avec les parties intéressées et en partageant l'expérience de la Commission avec eux.
• S'assurer que les membres de la Commission et les employés connaissent les règles entourant les conflits d'intérêts qui sont en place au sein de la Commission.
• Participer à l'offre de possibilités d'apprentissage ou de perfectionnement — liées aux obligations des fiduciaires ou des représentants fiduciaires — aux personnes nommées dans un organisme.
• Faire une interprétation juste et impartiale des dispositions du Régime.

Surveillance de la conformité

• Mise en œuvre complète de la Directive sur les données ouvertes
• Surveiller la conformité avec les règlements et lignes directrices de l'organisme par l'intermédiaire de rapports réguliers rendus aux réunions trimestrielles.
• Obtenir le soutien du SCT et de la CRRO pour l'interprétation des nouvelles exigences – ou de modifications apportées aux exigences – et faire une mise à jour avec les membres de la Commission.
• Étudier et évaluer le système de gestion de dossiers de la Commission dans un contexte de conformité des politiques et lignes directrices de l'organisme.

Plan de communication

Notre capacité à fournir des offres de services de grande qualité commence par une communication efficace entre la Commission, les bénéficiaires du régime et ses parties intéressées. Nous pensons également que les bonnes communications contribuent à créer un climat de confiance et d'ouverture essentiel à la collecte des commentaires sur la façon dont nous pouvons améliorer en permanence l'expérience de service à la clientèle. La Commission continuera de se concentrer sur l'amélioration de l'échange de données relatives au Régime requises pour éclairer la prise de décisions dans tous les aspects de l'administration du Régime.

L'approche de communication de la Commission est façonnée par sa capacité limitée de communication numérique. Le maintien d'un site indépendant n'étant pas possible en ce moment, la Commission fait appel à plusieurs plateformes traditionnelles de communication orale et écrite pour joindre son public. Tous les produits de communication sont développés à l'interne et approuvés par la Commission ou par la présidente, selon le cas, avant leur distribution.

La communication avec les retraités, les juges en exercice et d'autres bénéficiaires sert généralement à transférer des renseignements relatifs à un droit à des prestations en vertu du Régime. Nos clients ont besoin d'avoir accès à du personnel compétent qui peut fournir rapidement une communication personnalisée; en 2016, nous avons fait des progrès importants dans l'atteinte de cet objectif, grâce à la mise en service d'un nouveau système téléphonique dédié au Régime et géré par des employés ayant reçu une formation sur le Régime. La Commission joue un rôle actif dans l'élaboration de la politique administrative qui sert à guider l'élaboration des   procédures opérationnelles écrites par notre fournisseur de services. En produisant des documents sur les procédures et les modèles de communication en appui au personnel, nous ferons en sorte que nos clients reçoivent des renseignements cohérents et exacts lors de leurs communications avec la Commission. Dans les années à venir, nous continuerons de clarifier la politique administrative touchant les nouvelles questions de retraite, y compris les futures commissions de rémunération, les modifications au droit de la famille et les litiges liés au Règl. de l'Ont. 290/13.

La transparence et l'ouverture sont les pierres angulaires de la confiance et caractérisent notre approche de communication. Nous veillons à ce que nos parties intéressées aient accès à l'information et puissent avoir l'occasion, au moins une fois l'an, d'engager un dialogue sur le rendement financier et opérationnel du Régime.  Le mandat de la Commission n'englobe pas la communication et la consultation publiques, mais nous nous sommes engagés à consulter les parties intéressées avant de procéder à des changements administratifs qui pourraient avoir une incidence directe sur eux ou sur leurs mandants. En particulier, la ministre nous a demandé de mettre l'accent sur la collaboration lors de l'élaboration et de la mise en œuvre de toute modification de la conception du Régime pouvant découler de la neuvième Commission de rémunération des juges provinciaux. La Commission est déterminée à appliquer les mêmes principes de transparence et d'ouverture à la réalisation des solutions de conception du Régime les plus efficaces.

La responsabilité des communications relatives au Régime a toujours été déterminée en fonction du statut des bénéficiaires du Régime.  Les communications avec les juges en exercice sont généralement assurées par le CJC et, dans certains cas, par l'AJO, alors que la responsabilité des communications avec les retraités et les survivants incombe exclusivement à la Commission.  Des anomalies peuvent se présenter, par exemple lorsqu'un juge en exercice demande des renseignements sur ses droits à pension (une estimation des prestations par exemple) directement auprès de la Commission pour appuyer une décision de planification.  Bien que la Commission ne possède pas le mandat officiel de communiquer de façon proactive avec les juges en exercice, elle peut surveiller de près les renseignements sur le Régime que transmettent d'autres parties intéressées et, s'il y a lieu, collaborer à la préparation de ces renseignements.

La Commission continuera de chercher des possibilités de communication qui aideront les adhérents, les retraités et les survivants à prendre des décisions éclairées relativement à leurs prestations de retraite.  La Commission offrira aussi aux parties intéressées l'occasion de transmettre leurs commentaires en consultant le CJC et l'AJO plus souvent relativement à ces points et à d'autres services d'administration des prestations pour évaluer la satisfaction de la clientèle et suggérer des changements.

Enfin, dans le cadre de notre enquête sur la possibilité d'automatiser les paiements de prestations, nous allons examiner la possibilité de tirer parti des systèmes d'administration des prestations de la CRRO afin d'améliorer la qualité et la rentabilité de l'administration actuelle, ainsi que d'évaluer la pertinence de développer des capacités de communication numérique.

Organigramme et structure hiérarchique

• Deborah Oakley - Présidente - 14 novembre 2018
  • Lisa Philipps - Membre - 26 février 2017
  • Elizabeth Boyd - Membre - 1^er juin 2019

1. La composition de la Commission

   Le gouvernement provincial nomme les membres de la Commission par décret en vertu de modalités particulières.  La Commission se compose normalement de trois membres; la période de leur mandat est limitée à trois ans.  L'un des membres est désigné à la présidence de la Commission par le gouvernement provincial. Le mandat des membres peut être reconduit à son expiration. Les membres se rencontrent généralement quatre fois par année, mais la Commission peut fixer des réunions supplémentaires si la charge de travail l'exige.

   La « renommination » de Deborah Oakley comme présidente a été confirmée le 14 novembre 2015. Après avoir quitté son poste de cadre dirigeante chez OMERS, Mme Oakley a fondé son propre cabinet d'experts-conseils et offre des services provisoires de gestion supérieure et de gestion d'association, principalement aux organismes œuvrant dans le secteur judiciaire.

   D'abord nommée au sein de la Commission en avril 2013, Elizabeth Boyd a vu son mandat reconduit pour une période supplémentaire de trois ans en juin 2016.  Mme Boyd est associée à un important cabinet d'avocats de Toronto. Elle exerce surtout le droit dans les domaines des prestations de retraite, des avantages sociaux et de la rémunération des cadres. Lisa Philipps est entrée à la Commission le 26 février 2014. Mme Philipps enseigne le droit fiscal et la politique budgétaire à l'école de droit Osgoode Hall de l'Université York.

2. Les relations de responsabilisation

   La présidente est responsable, devant le président du Conseil du Trésor, de veiller à ce que la Commission exécute son mandat.  Des responsabilités particulières lui sont assignées par le Règlement, le PE et les politiques et directives applicables du gouvernement et du ministère.

   Le sous-ministre est responsable, devant le secrétaire du Conseil des ministres et le président du Conseil du Trésor, de veiller à ce que le ministère fournisse un soutien administratif et organisationnel afin d'appuyer la Commission dans l'exercice de ses responsabilités.

3. Le soutien administratif et organisationnel

   Puisque la Commission ne dispose pas de personnel, les services de secrétariat et le travail proprement dit qui est accompli au quotidien sont confiés en sous-traitance à la CRRO par l'intermédiaire d'une ENS tripartite à laquelle participent le SCT et le promoteur du Régime.

   Le promoteur du Régime, représenté par le SCT, est responsable de la mise en œuvre des modifications aux politiques et de la conception des prestations de retraite.  Une gestion efficace au sein de la Division des relations avec le personnel, Direction de la stratégie de rémunération totale, permet également d'assurer le respect des exigences réglementaires en matière de déclaration du Régime et le paiement de toutes les dépenses liées au fonctionnement du Régime, y compris les services juridiques et actuariels.

   La CRRO est l'organisme fiduciaire provincial qui est responsable de l'administration du Régime de retraite des fonctionnaires et du placement de ses liquidités.  En outre, elle offre depuis 1999 des services d'administration des prestations et des services de secrétariat à la Commission du Régime sur une base de recouvrement des coûts, en faisant appel à son infrastructure opérationnelle, à sa direction et à ses effectifs.

Annexe A

Résumé des rôles des parties intéressées dans le Régime

Le tableau fournit une liste des parties intéressées qui s'intéressent à l'administration et au fonctionnement du la Commission de retraite des juges provinciaux et comprend une description de leur intérêt. Il y a huit parties intéressées, y compris : Gouvernement de l’Ontario Commission de retraite des juges provinciaux Secrétariat du Conseil du Trésor Commission du Régime de retraite de l’Ontario Ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs Ministère des Finances Cabinet du juge en chef Association des juges de l’Ontario

Partie intéressée (ministère responsable ou tiers fournisseur de services)	Rôle
Gouvernement de l'Ontario	Promoteur du Régime Informer les membres du coût du financement des prestations
Commission de retraite des juges provinciaux	Administrateur du Régime Superviser toutes les facettes de l'administration des prestations de retraite et des allocations de survivant (sauf la gestion et le placement des fonds de la caisse de retraite, et l'administration des prestations assurées) Approuver tous les paiements pour la Caisse Statuer sur les appels
Secrétariat du Conseil du Trésor (Direction des relations avec le personnel)	Représentant du promoteur du Régime Superviser la mise en œuvre des modifications aux politiques et à la conception des prestations de retraite Superviser la mise en œuvre des modifications aux politiques et à la conception des avantages sociaux (c.-à-d. les assurances vie, santé et soins dentaires, le Régime de protection du revenu à long terme et les indemnités de départ) Assurer le respect des exigences réglementaires en matière de déclaration Payer toutes les dépenses liées au fonctionnement du Régime, y compris les services juridiques et actuariels
Commission du Régime de retraite de l'Ontario	Fournisseur de services lié par contrat auprès de la Commission de retraite des juges provinciaux et du Secrétariat du Conseil du Trésor Répondre aux demandes relatives aux prestations et assurer les communications avec les pensionnés Administrer les prestations de retraite au quotidien (c.-à-d. les versements, les calculs et les estimations; l'application de la protection contre l'inflation; la préparation des feuillets T4A) Prendre les dispositions nécessaires aux examens médicaux des juges handicapés et des personnes à charge Fournir des services de secrétariat à la Commission de retraite des juges provinciaux
Ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs (Services communs de l'Ontario, Division des services de la paie et des avantages sociaux)	Gérer les traitements et les avantages sociaux Communiquer avec les juges provinciaux en exercice Répondre aux questions relatives aux déclarations fiscales au moyen de feuillets T4 des juges provinciaux en exercice (indiquant les retenues sur la pension et les redressements au titre du Régime) Administrer les avantages sociaux au quotidien (c.-à-d. les assurances vie, santé et soins dentaires, le Régime de protection du revenu à long terme et les indemnités de départ)
Ministère des Finances (Division des régimes de retraite, de la sécurité du revenu et de la recherche)	Gardien de la Caisse (à titre de gardien, le ministère reçoit les cotisations, maintient les actifs investis, enregistre les activités d'investissement et conserve les fonds pour le versement des prestations)
Cabinet du juge en chef	Apporter un soutien judiciaire aux juges en exercice Apporter un soutien judiciaire aux processus de nomination des juges et d'attribution de fonctions administratives Apporter un soutien judiciaire aux juges mandatés sur une base quotidienne Assurer les communications avec les juges en exercice
Association des juges de l'Ontario	Représentant des bénéficiaires du Régime

Annexe B

Directives et lignes directrices classifiées le l'organisme applicables à la Commission de retraite des juges provinciaux

• Directive concernant les organismes et les nominations.
• Directive sur le contenu de la publicité.
• Directive sur les frais de déplacement, de repas et d'accueil.
• Directive sur la gestion des documents.
• Directive sur l'identification visuelle.
• Directive sur l'approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications.
• Directive sur l'approvisionnement, dans la mesure qui s'applique à la Commission en tant qu'« autre entité incluse ».
• Directive sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.
• Directive sur la divulgation des actes répréhensibles

Annexe C

Évaluation du risque – Définition des descripteurs de niveaux de risques

Niveau de probabilité

Descripteur	Définition
Presque certain	Plus de 90 % de chances pour l'apparition d'une occurrence pendant un exercice
Probable	Entre 65 % et 90 % de chances pour l'apparition d'une occurrence pendant un exercice
Possible	Entre 35 % et 65 % de chances pour l'apparition d'une occurrence pendant un exercice
Peu probable	Entre 10 % et 35 % de chances pour l'apparition d'une occurrence pendant un exercice
Rare	Moins de 10 % de chances pour l'apparition d'une occurrence à vie

Importance des conséquences

Descripteur	Définition
Élevée	Préoccupations importantes soulevées par plusieurs parties intéressées; retombées négatives à long terme Des événements importants avec une longue période de rétablissement qui exige des efforts importants
Moyenne	Préoccupations importantes soulevées par une seule partie intéressée; retombées négatives à court terme Des événements qui exigent des efforts au-delà des efforts ordinairement déployés
Faible	Préoccupation soulevée par une seule partie intéressée Des événements qui exigent des efforts de routine